MISE EN PLACE D’UNE COUVERTURE SANTÉ POUR LE PERSONNEL DE HI SOUS LE RÉGIME D’AUTOFINANCEMENT

Référence : DC-NIAM-00491

Humanité & Inclusion (HI) lance un appel d’offres pour sélectionner une ou plusieurs sociétés de courtage en assurance habilitées à assurer la gestion des fonds maladie de l’organisation et de ses ayants droit, dans le cadre de la mise en place d’une couverture santé sous régime d’autofinancement.

La consultation concerne le Programme Sahel Afrique de l’Ouest (SAO) couvrant 7 pays : Bénin, Burkina Faso, Niger, Togo, Mali, Sénégal et Tchad.

La prestation est prévue pour la période du 01/01/2027 au 31/12/2027.

1. Objet de la consultation

HI souhaite sélectionner un ou plusieurs courtiers pour gérer les fonds destinés aux dépenses de santé de son personnel et de leurs ayants droit.

Le programme compte actuellement 503 employés, 354 conjoints et 961 enfants, soit un total de 1 818 bénéficiaires, répartis comme suit :

• Burkina Faso : 285 bénéficiaires
• Niger : 260
• Bénin : 219
• Togo : 85
• Sénégal : 173
• Tchad : 491
• Mali : 305

Les ayants droit sont les époux/épouses et les enfants légitimes ou légalement adoptés de moins de 21 ans.

Un courtier peut soumissionner pour un ou plusieurs pays, mais doit disposer d’une représentation dans chaque pays concerné. Un dossier distinct doit être déposé par pays et la contractualisation se fera au niveau de chaque pays.

2. Prestations attendues

Les services du courtier devront notamment comprendre :

• préparation d’un manuel d’administration ;
• communication et accompagnement des employés ;
• gestion, détermination et paiement/remboursement des prestations de santé ;
• conseil et assistance aux bénéficiaires ;
• reporting régulier ;
• mise à disposition d’un réseau médical permettant l’accès au tiers payant ;
• développement de réseaux et recherche d’accords tarifaires avec les centres de soins et praticiens.

3. Informations sur le soumissionnaire

Le candidat devra notamment présenter :

• l’organisation et le fonctionnement de sa société ;
• son organigramme et ses effectifs ;
• sa présence dans la sous-région ;
• ses chiffres d’affaires 2023 et 2024 ;
• son chiffre d’affaires lié à la gestion des soins de santé et au courtage classique ;
• ses références dans la gestion de fonds de santé ;
• son ancienneté dans la gestion des fonds de santé.

Le soumissionnaire devra justifier au moins 3 marchés similaires réalisés entre 2023 et 2025 avec des ONG, ambassades ou organisations des Nations Unies, avec notamment une attestation de bonne exécution et une copie du contrat ou bon de commande.

4. Protection des données

Le courtier devra fournir des informations sur ses dispositifs de traitement et de protection des données personnelles, notamment :

• politiques internes de protection de la vie privée ;
• gestion et ségrégation des accès aux données ;
• mesures techniques et organisationnelles ;
• sécurité, intégrité et confidentialité des données traitées.

5. Offre technique

L’offre technique devra notamment préciser :

Implantation géographique

Présence du courtier dans les 7 pays du programme SAO : Bénin, Burkina Faso, Niger, Togo, Mali, Tchad et Sénégal.

Réseau médical

Le candidat devra présenter :

• la cartographie des médecins, cliniques, pharmacies et laboratoires conventionnés ;
• les accords de tiers payant ;
• les réseaux de médecins ;
• la disponibilité d’un médecin-conseil ;
• la liste des cliniques, hôpitaux et pharmacies conventionnés dans chaque pays concerné.

Couverture géographique

L’offre devra préciser la capacité de couverture :

• au niveau national ;
• dans la zone CEDEAO, CEMAC ou AES ;
• en Afrique.

Gestion des frais de santé

Le soumissionnaire devra détailler :

• le lieu de gestion ;
• les modalités d’affiliation et de radiation ;
• la délivrance des cartes d’assuré ;
• le système de permanence et d’assistance ;
• la gestion des hospitalisations ;
• le traitement des demandes d’entente préalable ;
• les délais de réponse ;
• le contrôle et le conseil médical ;
• les délais de remboursement ;
• la plateforme de gestion en ligne ;
• le suivi des décomptes ;
• la gestion des réclamations ;
• la prise en charge des dépenses effectuées hors du pays de résidence ;
• les modalités de gestion des évacuations sanitaires.

Couverture et prestations

Le courtier devra proposer les taux de couverture et barèmes des prestations médicales par pays, ainsi que les exclusions classiques de couverture maladie.

Conseil et reporting

L’offre devra préciser les dispositifs proposés pour :

• la prévention des risques de santé ;
• l’analyse et la maîtrise des dépenses de santé ;
• la production de statistiques trimestrielles et annuelles ;
• le suivi des coûts ;
• l’assistance et le délai de réponse aux sollicitations du client.

Toute proposition permettant d’améliorer la maîtrise des coûts ou les services proposés sera étudiée.

6. Offre financière

L’offre financière devra être présentée par pays, en FCFA TTC, en précisant les modalités de calcul des honoraires et/ou services.

À titre indicatif, le coût annuel moyen par employé et ses ayants droit est estimé à :

• Burkina Faso : 400 000 XOF
• Niger : 400 000 XOF
• Togo : 400 000 XOF
• Bénin : 400 000 XOF
• Mali : 350 000 XOF
• Sénégal : 700 000 XOF
• Tchad : 350 000 XAF

Ces montants constituent des moyennes indépendamment du nombre d’ayants droit par employé.

7. Dossier administratif

Le dossier devra notamment comprendre :

• copie du RCCM ;
• autorisation de gestion des fonds maladie délivrée par les autorités compétentes ;
• assurance responsabilité civile professionnelle ;
• NIF ou IUF ;
• certificat de non-faillite valide ;
• attestation de régularité fiscale valide ;
• RIB de l’entreprise ;
• pièce d’identité ou passeport du responsable de la société ;
• Conditions Générales d’Achat HI renseignées, signées et cachetées ;
• Bonnes Pratiques Commerciales HI renseignées, signées et cachetées ;
• déclaration d’intégrité AFD renseignée, signée et cachetée.

La pièce d’identité ou le passeport du responsable de la société constitue un document éliminatoire.

Les dossiers incomplets sont déclarés inéligibles.

8. Critères de sélection

Offre technique : 60 points

Les principaux critères sont :

• chiffre d’affaires moyen 2023-2024 : 2 points ;
• états financiers et solvabilité : 4 points ;
• expériences similaires avec ONG ou organisations internationales : 15 points ;
• implantation dans les 7 pays du programme SAO : 7 points ;
• expertise et réseaux de structures de santé : 10 points ;
• couverture géographique : 8 points ;
• modalités de gestion des frais de santé : 6 points ;
• conseils et reporting : 5 points ;
• plateforme de gestion en ligne accessible aux assurés : 3 points.

Seules les offres ayant obtenu au moins 30/60 points à l’évaluation technique verront leur offre financière évaluée.

Offre financière : 40 points

L’offre financière la moins-disante, administrativement et techniquement conforme, obtient 40 points.

La note des autres offres est calculée selon la formule :

Note financière = (Prix de la meilleure offre × 40) / Prix de l’offre évaluée

9. Calendrier

• Publication : 23/09/2026 à 08h00
• Date limite des demandes de clarification : 02/10/2026 à 17h00
• Dernier jour de réponse de HI : 05/10/2026 à 17h00
• Date limite de soumission : 12/10/2026 à 14h00
• Ouverture des offres : 14/10/2026
• Notification aux soumissionnaires : 13/11/2026
• Signature du contrat : 15/12/2026

Les offres sont valables pendant 180 jours à compter de la date limite de remise.

10. Modalités de soumission

Les offres doivent être envoyées en 3 fichiers PDF distincts :

1. Dossier administratif : pièces administratives et annexes HI renseignées et signées ;
2. Dossier technique : expériences et capacités de l’entreprise ;
3. Offre financière : coûts de la prestation en FCFA TTC.

Les dossiers doivent être envoyés par email à :

achats@niger.hi.org

avec la mention :

« Offre société de courtage-couverture santé en autofinancement »

Date limite : 12 octobre 2026 à 14h00 (heure de Niamey).

Tous les dossiers doivent être présentés en français.

Référence : DC-NIAM-00491.

Dossier complet du cahier de charge à demander à : cotation.hi@senegal.hi.org